Chatbot : un outil au service des RH

Le chatbot est un programme capable de répondre instantanément à son interlocuteur, donnant l’impression d’une discussion humaine. Il est utile à bien des égards pour les services RH. Communication interne, marque employeur et recrutements sont susceptibles de l’utiliser.

Chatbot : au service de la communication interne

Un chatbot pour gérer le personnel, améliorer l’expérience candidat ou réaliser les tâches administratives répétitives, c’est possible. D’abord, un chatbot peut se connecter facilement aux outils de gestion des congés et de paie des services RH. Un salarié peut ainsi converser avec le robot au sujet des jours congés, de leurs dates … Après vérification humaine malgré tout, les salariés comme les RH auront gagné du temps. On évite le déplacement physique, et on permet aux RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Mais d’autres usages plus imaginatifs sont possibles. Le chatbot d’OfficeVibe permet de demander aux salariés comment ils se sentent, chaque matin. Quelques échanges par jour avec les salariés permettent d’avoir un feed-back instantané, régulier et totalement automatisé. On peut imaginer demain que le service RH ait recours à ce système (en adaptant de temps en temps les questions posées par le chatbot) afin de « sonder » l’engagement des salariés, l’ambiance, les aspirations des salariés, leur satisfaction… Tous les salariés consultent leur téléphone quotidiennement. Tous ne répondront pas, mais cela peut permettre de se faire une idée générale assez pertinente.

Le chatbot ne remplacera pas la disponibilité humaine d’un RH mais peut s’avérer bien utile en cas d’indisponibilité. Il peut éviter l’insatisfaction des salariés, les faire patienter ou leur donner des informations essentielles. Il ne se substitue donc pas à un accès facile et bien réel au personnel RH, mais peut être un véritable soutien.

Chatbot : au service de la marque employeur

Mais il est aussi pertinent de mettre en œuvre un chatbot pour le déploiement de stratégies en externe. Et d’abord afin de favoriser la marque employeur. Les espaces carrières froids, complexes et où la candidature est un parcours du combattant sont à bannir depuis un moment déjà. Petit à petit, de nombreuses entreprises créent des espaces en ligne agréables et facilitent les processus de candidatures. Le chatbot peut grandement participer à cette ergonomie. Il permet un contact rapide et assez ludique. Les candidats peuvent ainsi poser des questions sur l’entreprise, sur les postes à pourvoir, la culture de l’entreprise, le quotidien des salariés… Un tel chatbot permettrait une marque employeur constamment disponible et personnalisée. Le contact avec le candidat, bien qu’automatisé, parait plus privilégié. Un tel procédé pourrait bien être plus efficace que n’importe quelle présentation en ligne de l’entreprise, aussi claire soit-elle.

Collectez des données et améliorez vos processus

Mais ces conversations ne seraient pas à sens unique. C’est pourquoi un tel chatbot n’est pas utile uniquement pour diffuser la marque employeur, mais va plus loin en préparant le terrain des recrutements à venir. Il peut donc poser des questions et collecter les informations rentrées par le candidat. Dans un contexte où les candidatures affluent parfois en très grand nombre et où il est difficile de toutes les traiter, pouvoir collecter des informations essentielles de façon automatisée apporte un grand avantage.

Similaire à un formulaire de contact, le chatbot a néanmoins deux avantages supplémentaires. Il peut prendre en compte toutes les conversations, y compris celles qui ne mènent pas réellement à une embauche. Là où des candidats auraient été démotivés à l’idée de postuler sur un formulaire classique, ils pourront amorcer une conversation avec un chatbot. Toutes les données récupérées sont bonnes à prendre pour le bot. Analysées intelligemment, elles sont une source précieuse d’informations pour guider la stratégie RH d’une entreprise. Enfin, l’autre gros avantage du chatbot, c’est qu’il peut être installé sur différentes plateformes, plus accessibles que le seul site carrière de l’entreprise. C’est le cas par exemple de la page Facebook de l’entreprise qui peut proposer un accès au bot directement depuis Facebook Messenger. Cet accès facilité permet de déployer plus efficacement la marque employeur d’une entreprise et d’attirer plus simplement les candidats.

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